Hastanemizin Birim/Kurum Arşiv
Hizmetlerinin 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok
Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında
Kanun çerçevesinde hizmetlerini yürütmektedir.
Hastanemizin birimlerinde
teşekkül eden belgelerin, arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline
gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı
bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve
millî menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin hizmetine
sunarak geçmişi ve geleceği aydınlatmak, tüm personellerimizde arşiv ve
arşivcilik bilincinin oluşturulmasını sağlamak.
Görev
ve Sorumluluklar
Birim sorumluları için
belirlenmiş ortak görev ve sorumlulukları yerine getirmek.
Birim arşivine teslim edilmek
üzere gelen malzemelerin yönetmeliğe uygun olup olmadığını kontrol etmek,
uygun olanları imza karşılığı teslim almak.
Teslim alınan malzemelerin
kaydını tutmak, arşiv yönetmeliğine uygun olarak muhafazasını sağlamak.
Arşivlenmesi yönetmeliğe uygun
olmayan dosyaların yönetmeliğe uygun hale getirilmesi için ilgili birime
iade etmek.
Birim arşivinde beş yılını
dolduran malzemeleri kurum arşivine devretmek.
Talep edilmesi halinde,
arşivlik malzemeyi evrak istem formuna kaydederek imza karşılığı
vermek, iadesini takip etmek.
Birim arşivi, arşiv
yönetmeliğine uygun olarak yangın su baskını vb. durumlara karşı
kontrol altında tutmak ve arşivin havalandırılmasının takibini ve
temizliğini yapmak.
Üst yönetim tarafından
belirlenen esaslar çerçevesinde evrakları imzalama ve paraflama
yetkisine sahip olmak.
Yöneticisi tarafından
görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon, komite vb. çalışma
gruplarında yer almak.
Birimin görev alanına giren
konularda meydana gelebilecek standart dışı iş ve işlemlerin giderilmesi
ve sürekli iyileştirme amacıyla; 'Düzeltici Faaliyet' ve 'Önleyici
Faaliyet' çalışmalarına katılmak.
İş sağlığı ve iş güvenliği
kurallarına uymak, sorumluluğu altında bulunan ya da birlikte
çalıştığı kişilerin söz konusu kurallara uymalarını sağlamak.
Görev ve sorumluluk alanındaki
faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve gereklerine uygun olarak
yürütülmesini sağlamak.
Yaptığı işin kalitesinden
sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen
işin kalitesini kontrol etmek.
Bilgi Güvenliği gereklerine
uymak.
Görev alanı ile ilgili olarak
yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.