Temel İş,Yetki Ve
Sorumluluklar
Birimimize gelen
evraklar:
-Evrak Birimi
tarafından birimimize getirilen evraklar içeriğine göre işleme tabi tutulur.
Cevap yazılması gereken yazılara geldiği kuruma hitaben ilgili cevabi yazı
yazılır.
-Gelen evrak
personel dilekçesi ise; dilekçede talep edilen konuya göre ilgili ya personele
ya da gönderilmesi gereken kuruma cevabi yazı yazılır.
Personelin
izin-rapor İşlemleri:
-Personel izin
talebi ile birimimize müracaat ettiğinde kurumumuz tarafından kullanılan
yazılım programından izin talep formu çıkartılır. Personel, izin talep formunu
imzalayarak ilgili birim sorumlularına onaylattıktan sonra birimimize tekrar
getirir. Gelen izin talep formu ÇKYS sistemine işlendikten sonra personelin
özlük dosyasına kaldırılır.
- Rapor (istirahat
raporu, heyet raporu vb.) alan personel aldığı raporu kendisinden sorumlu olan
müdüre onaylattıktan sonra birimimize getirir. Rapor, Kurumumuz yazılım
programına ve ÇKYS sistemine kayıt yapıldıktan sonra personelin özlük dosyasına
takılır. 30 günlük heyet raporları insan kaynakları formuna işlenerek genel
sekreterliğe mail olarak bildirilir. Personel tarafından alınan 10 günlük
istirahat raporlarının birer fotokopisi maaş mutemetliğine izinli ve raporlu
personel listeleriyle birlikte teslim edilir.
Aylıksız izin,
kongre izni, yurtdışı izni almak isteyen personel dilekçelerini veya özlükten
aldıkları matbuu formları birim sorumlularına onaylattırdıktan ve evrak kayıt
numarası aldıktan sonra birimimiz teslim eder. Özlük Birimi olarak ilgili izne
başhekimlik onayı alınarak hastanemiz yazılım programına ve ÇKYS sistemine
işlenir.
Başlayan ve
ayrılan personel işlemleri:
-Kurumumuza naklen
tayin olan personel ayrıldığı kurumdan aldığı maaş nakil ilmuhaberi ile
birimimize müracaat eder. Gelen personele personel bilgi formu, oryantasyon
formu, kimlik kartı talep formu, personel gizlilik sözleşmesi doldurtulur.
Kimlik kartının fotokopisi ve fotoğraf alınır. ÇKYS’ den alınan tayin kararına
istinaden personelin başlayışı yapılır. Personele imzalatılan tebellüğ belgesi,
tayin kararı, nakil ilmuhaberi başlayış yazısı ile Yenimahalle mal müdürlüğüne
ve 3.bölge genel sekreterliğine yazı ile, genel sekreterlik insan kaynakları
birimine mail olarak bildirilir. Personele hastanemiz yazılım
programından yeni kullanım sayfası ve şahsi sicil dosya açılır.
-Kurumumuzdan
naklen ayrılacak olan personelin ayrılış kararı ÇKYS sisteminden kontrol
edilir. ÇKYS sisteminde görüldükten sonra personele kadrosuna göre zimmetlerini
düşürmek üzere personel ayrılış bildirim formu verilir ve ilgili birimlerden
ayrılmasında sakınca olmadığına dair imza aldıktan sonra birimimize teslim
edilir. Daha sonra ÇKYS den ayılış kararına istinaden personelin ayrılışı
yapılır. İmzalatılan ayrılış tebellüğ belgesi, tayin kararı ve ayrılış bildirim
formu ayrılış yazısı ile Yenimahalle mal müdürlüğüne ve 3.bölge genel
sekreterliğine yazı ile, genel sekreterlik insan kaynakları birimine mail
olarak bildirilir. Ayrılan personelin dosyası genel sekreterliğe gönderilmek
üzere arşive kaldırılır.
-Kurumumuza
başlayan yada ayrılan ve ücretsiz izne ayrılan yada başlayan personelin
başlayış ve ayrılış tarihleri, E-SGK sayfasından Kesenek Bilgi sistemine
girilir.
Servislerin aylık
nöbet ve icap çizelgeleri özlük biriminde arşivlenir.
Özlük Biriminde
toplanan acil servis nöbet listeleri ve nöbet değişim çizelgelerine göre acil
servis idari şef, acil servis cerrahi, dahili branş, acil servis pratisyen ve
acil tıp uzmanı nöbetlerinin puantajları yapılarak, hazırlanan form
onaylattırıldıktan sonra Maaş Mutemetliğine teslim edilir.
Yemekhane için
aylık yemek yiyen personel sayısı servisler tarafından getirilen çalışma
çizelgelerine göre hazırlanarak yemekhane personeline bildirilir.
Aylık hazırlanan
imza çizelgeleri personele dağıtılır ve ay sonlarında özlük biriminde
arşivlenir.
Servis sorumluları
tarafından hazırlanan bilgi toplama formları birimimizde toplanır. Ay
sonlarında gelen formlar yeni ayın ilk haftasına kadar ÇKYS bilgi toplama
sistemine özlük birimi tarafından işlenir. Devamında İstatistik Birimine,
Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü, Kalite Birimi ile Eğitim Birimine aylık
personel hareketleri ve PDC ile doluluk oranları bildirilir.
Haftanın her Salı
ve Perşembe günleri ÇKYS ekranından hitap raporu alınarak, görülen eksiklikler
ÇKYS ekranından ilgili personelin kartından düzeltilir.
Hastanemiz
personellerinden Muhakkik olarak görevlendirilen personele gönderilen inceleme
evrakları ilgili muhakkik tarafından incelenerek ve yeminli katip tarafından
hazırlanan evraklar hem inceleme dosyasına kaldırılır hem de incelemenin
geldiği kuruma gönderilir.
İdari personelin
terfi işlemleri her ayın 14’de ÇKYS terfi ekranından yapılarak karar çıktısı
alınır. Bu kararlar onaylandıktan sonra birer nüshaları Maaş Mutemetliğine yazı
ile gönderilir. Birer nüshaları şahsi sicil dosyalarına kaldırılır.
Kamu Hastaneleri
Kurumu tarafından yapılan Sağlık personeline ait terfiler her ayın 14’de ÇKYS
son durum ekranından kontrol edilerek Birimimiz tarafından hazırlanan terfi
formuna doldurularak Yöneticilik makamından onay alındıktan sonra birer
nüshaları maaş mutemetliğine yazı ile bildirilir. Birer nüshaları ilgili
personelin şahsi sicil dosyasına kaldırılır.
Hastanemizde Aday
memur olarak görev yapan personelin aday memur eğitimi alabilmeleri için
listeler hazırlanarak eğitim birimine teslim edilir. Eğitimleri ve sınavlarını
başarı ile tamamlayan personellerin asalet teklifleri 3.Bölge Genel
Sekreterliğine yazı ile bildirilir.
Hastanemiz Radyoloji
Birimi emrinde görev yapan personelin fiili hizmet zammı ödemelerine ilişkin
Radyoloji Birim sorumlusu ve Maaş Mutemetliği tarafından hazırlanan belgeler
üst yazı ile 3.Bölge Genel Sekreterliğine bildirilir.
Hastanemiz emrinde
görev yapmakta iken eğitim amaçlı ve eğitim sonunda hastanemize dönmek üzere
başka kuruma görevlendirilen personele ait kefalet senedi hazırlanarak
imzalatılır, Maaş mutemetliğine ve 3.Bölge Genel Sekreterliğine yazı ile
gönderilir.
Hastanemiz emrinde
görev yapan personellerin daha önce SSK’lı olarak görev yaptıkları
hizmetlerinin mevcut hizmetleri ile birleştirilmek üzere SGK’dan gelen hizmet
gün dökümü, çalıştıkları kurumlardan alınan belgeler ve dilekçeleri ile
birlikte 3.Bölge Genel Sekreterliğine bildirilir.
Hastanemiz emrinde
4/B ve 4924 sözleşmeli personel statüsünde görev yapan personelin her yılın
sonunda sözleşmeleri yenilerek imzalatılan sözleşmeler Yenimahalle Mal
Müdürlüğüne ve 3.Bölge Genel Sekreterliğine yazı ile gönderilir.
Hastane Üst
Yönetiminin vereceği her türlü iş ve görevler.