Satın
Alma Birimi;
Satın alma birimi, birimlerin ihtiyacı olan mal,
hizmet ve danışmanlık hizmet alımları ile yapım işlerini Döner Sermaye Bütçesi,
Genel Bütçe ve İl Özel İdaresi Bütçesi kaynaklarından temin ederek muayene ve
kabul işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla sağlık tesisi bünyesinde
kurulmuştur.
Satın alma birim sorumlusunun
temel görevi birimlerin ihtiyacı olan mal, hizmet ve danışmanlık hizmet
alımları ile yapım işlerini Döner Sermaye Bütçesi, Genel Bütçe ve İl Özel
İdaresi Bütçesi kaynaklarından gerçekleştirmektir. Bunun için gerekli olan birçok
pazar araştırma ve satın alma işlemleri başlangıçtan muayene ve kabul aşamasına
tüm süreçleri en etkin ve etkili bir şekilde yerine getirmektir.
İhtiyacın
doğması: İhtiyaç Talep
Formunun eki olan teknik şartname ile birlikte satın alma birimine sunulmasıyla
satın alma işlemleri başlatılır.
İhtiyacın yaklaşık
maliyetinin belirlenmesi: 4734 sayılı
K.İ.K.'na göre nitelikleri ve niceliği belirlenen ihtiyaçların yaklaşık
maliyetinin tespiti için alım yapan diğer kurumlardan, Sağlık Bakanlığı Malzeme
Kaynak Yönetim Sisteminden, idarenin önceki alımlarından ve tedarikçilerden
elde edilen verilere göre yaklaşık maliyetin tespiti için gerekli işlemler
yapılmaktadır.
İhtiyacın tedarik
usulünün tespiti: Yaklaşık
maliyetin tespitinden sonra yaklaşık maliyet tutarına göre ihtiyacın
tedariğinin ; doğrudan temin, pazarlık usulü, açık ihale veya diğer ihale
usullerinden hangisiyle yapılacağı tespit edilmekte ve buna göre alım
işlemlerine başlanmaktadır. Ayrıca yaklaşık maliyete göre ilan süreleri tespiti
yapılmaktadır. Genel Sekreterlik tarafından yapılacak olan ihalelerde direkt
olarak ihale hazırlıkları başlar. Ancak Genel Sekreterliklere bağlı sağlık
tesislerinin kendi bünyelerinde alım yapacak olmaları durumunda yetki
alınması zorunludur.
Genel
Sekreterlikten Yetki Alınması: İhtiyacın
tedarik usulünün tespitinden sonra hazırlanmış olan İhtiyaç Talep Formu, teknik
şartname, yaklaşık maliyet bilgileri ve buna bağlı olarak yapılacak ihtiyaç
tedarik usulü bilgilerini kapsayan dosya ile Genel Sekreterlikten yetki
istenir. Yetki verilmesi durumunda ihale hazırlıkları başlatılır.
İhale hazırlıkları: Genel Sekreterlikten alınan ihale izni akabinde
belirlenen yaklaşık maliyet ve ihtiyaç tedarik usulünü de kapsayan ihale onay
belgesi düzenlenmekte, doküman hazırlıklarına ve ilan hazırlığına
başlanmaktadır. Bu hazırlıklar içinde Teknik Şartnamenin hazırlanması veya
gözden geçirilmesi, İdari Şartname hazırlanması, Sözleşme Tasarısı
hazırlanması, Standart Formların hazırlanması, plan, proje vs hazırlanması
bulunmaktadır. Bundan başka hazırlanan bu dokümanlar ihale dokümanı olarak aday
veya isteklilere satılmak üzere onaylı olarak ya da cd ortamına alınarak
çoğaltılmaktadır. Bunlardan başka İhale Başkanı ve Üyelerine vermek için İhale
İşlem dosyaları onaylı olarak çoğaltılmaktadır.
İhalenin
Duyurulması: Yaklaşık
maliyete göre tespit edilen ve alım usulüne göre düzenlenen Onay Belgesindeki
usule uygun olarak alım veya yapım duyurulmaktadır. Bu duyuru doğrudan teminde
Birimimiz Kayıtlarındaki tedarikçilerden, piyasadan tedarikçi olabileceklerden,
diğer kamu kuruluşlarının tedarikçilerinden uygun olanlara (yeterli sayıda
adaya) e-posta, faks, posta ile duyurulmakta ve en uygun alım
gerçekleştirilmeye çalışılmaktadır. İlanı zorunlu olmayan pazarlık ihalelerinde
ise ihaleye davet yazısı ile ihale uygun sayıda adaya duyurulmaktadır. İlanı
zorunlu pazarlık ihalelerinde ve açık ihalelerde mevzuata göre yerel gazete,
Kamu İhale Bülteni veya hem yerel gazete hem Kamu İhale Bülteninde olmak üzere
standardına uygun olarak ve mevzuattaki sürelere uyularak ilanla ihale
duyurulmaktadır.
Komisyonların
Tespiti: Yedekleriyle birlikte tespit
edilen İhale komisyonu üyelerine durum tebliği edilmektedir. Bu tebligatla
birlikte bu üyelere İhale işlem dosyasının onaylı bir kopyası verilmektedir.
İhale Dokümanının
Adaylara Gösterilmesi ve Satılması:
Hazırlanan İhale Dokümanı istekli adaylarına gösterilmekte ve isteyenlere
bedeli karşılığında onaylı bir sureti satılmaktadır.
İhaleye İtirazlar: İhale sürecinde ihaleye yapılan itirazları incelemek
üzere görevlendirilen Raportörlere görevlendirme yazıları iletilir.
Tekliflerin
alınması: İdareye sunulan teklifler
usulüne göre kaydedilerek teslim alınmaktadır.
Tekliflerin
İncelenmesi: İhale günü ihale
saatinde idareye sunulan teklif zarfları ihale komisyonuna teslim edilmekte ve
ihale oturumu sırasında da gerekli kayıtların tutulması için komisyona destek
verilmektedir.
İhale kararlarına
itiraz olması durumunda: (ihalenin
her hangi bir aşamasında yapılan itirazlarda da) itirazların sonuçlandırılması
için İhale Yetkilisince ihale işlemleri durdurulmakta, itiraz cevaplanana kadar
veya itiraz haklı ise eksikli veya yanlışlık düzeltilene kadar ihale
işlemlerine devam edilmemekte ve hatta İhale Yetkilisince ihale iptali yoluna
da gidilebilmektedir.
İhalenin
Sonuçlanması ve Sözleşme imzalanması:
Komisyonların kararı ihale yetkilisince onaylandıktan sonra mevzuata uygun
süreler geçirilmeden isteklilere kesinleşen ihale kararı tebliğ edilmektedir.
İhale kararının tebliğinden sonra süresinde itiraz yapılmaması veya itiraz
yapılmasına rağmen bunun geçersiz bulunması ve bu durumda itirazın K.İ.K.'na
taşınmaması veya taşınmasına rağmen bu kurumca itirazın reddedilmesi
durumlarında kararın kesinleşmesiyle ihale üzerinde kalan istekliye sözleşme
yapması için davet yazısı tebliğ edilmektedir. Süresi içinde kesin teminatını
yatırması ve 4734 sayılı K.İ.K.'nun 10 maddesinde sayılan durumlarda olmadığını
ispatlayan belgeleri tamamlaması durumunda istekli ile sözleşme (sözleşme
tasarısına göre) düzenlemekte ve yükleniciye ve ihale yetkilisine akdedilmesi
için sunulmaktadır. Süresi dolan geçici ve kesin teminatların firmalara iadesi
için gerekli yazışmalar yapılır.
Sözleşmeye
bağlanan alımların ilgili birimlere bildirilmesi: Sözleşmeye bağlanan alımlarda (sözleşme yapılmadan
gerçekleştirilen alımlarda da alım kararı) alımın sözleşme şartlarına ve Teknik
Şartnamelere göre gerçekleştirilebilmesi için ilgili evrak ihtiyaç birimlerine,
kontrol ve denetim elemanlarına, muayene ve kabul komisyonu sekreteryasına ve
tahakkuk ve ayniyat birimlerine iletilmekte ve/veya durum bildirilmektedir.
Birimin İkincil
Görevleri; Birim yukarıda sayılan
bu temel görevlerini ifa edebilmesi için bazı ek görevleri de yerine
getirmektedir. Bu amaçla mevzuat değişiklikleri takip edilmekte ve mer'i
mevzuat hizmet içi eğitimlerle personele kazandırılmaktadır. İhalelerde
kullanılan dokümanlar, mevzuat değişiklikleri olduğunda güncellenmektedir.
Ayrıca mahkemelerden gelen ihalelerle ilgili dosyaları ilgili yerlere
ulaştırmak, ihale için yatırılan geçici teminat veya geçici teminat mektubunun
iade işlemlerini yapmak, ihale için yatırılan kesin teminat veya kesin teminat
mektubunun iade işlemlerini yapmak, yüklenici firmalar tarafından iş deneyim
belgesi istenmesi halinde iş deneyim belgesi hazırlamak, yürüttüğü faaliyetlere
ilişkin hastane idaresine düzenli olarak bilgi vermek, Yürüttüğü
talep ve sorunlarını hastane idaresine iletmek.